Il sistema IDEM per l'autenticazione federata e NILDE

“Pronto? Buongiorno, è la biblioteca? vorrei richiedere un articolo… NILDE? sì lo so ma ho dimenticato la password!”

Uno dei problemi che sempre più frequentemente tormenta gli utenti dei sistemi informativi web based (banche dati, gestionali, forum, cms, etc) è l'estrema difficoltà a ricordare e gestire tutte le password che sono necessarie per accedervi e utilizzarli.
Anche NILDE UTENTI ha una modalità di accesso che prevede un'autenticazione dell’utente attraverso l’introduzione di una coppia di credenziali,  username e  password, che assieme alle altre, corrono il rischio di essere dimenticate, con la conseguente problematica di doverla reimpostare, richiederla nuovamente, e rendere così il servizio potenzialmente inutilizzabile proprio quando serve :).
Da un po’ di tempo, per ovviare a questo inconveniente, si sono diffusi molteplici sistemi che demandano l’autenticazione ad un unico sistema (web single sign-on). Di fatto questi sistemi, utilizzando una tecnologia basata su software sicuri (shibboleth), compatibili ed interoperabili con i fornitori dei servizi (Service Providers) consentono di accedere a molte risorse mediante l’utilizzo di un'unica coppia di credenziali.
Il Consortium GARR nel 2009 attivò IDEM (IDEntity Management per l'accesso federato) per l'utilizzo di un unico account istituzionale riconosciuto da tutti i siti aderenti e NILDE fu il primo servizio attivato dal Consorzio; in seguito molti Enti hanno aderito alla federazione IDEM mediante la creazione di Identity Provider (sistemi di gestione delle identità) interni alla loro struttura o in modalità Cloud, spesso gestiti proprio dai servizi Bibliotecari.

Pertanto tutti gli utenti in possesso delle credenziali IDEM di autenticazione federata sono potenzialmente in grado di accedere a una molteplicità di servizi (elenco risorse IDEM)

Poiché NILDE aderisce a IDEM e le istituzioni forniscono già ai propri utenti un'identità digitale (credenziali di accesso a servizi intra-istituzionali), si evita all'utente la necessità di memorizzare credenziali aggiuntive per NILDE. L'autenticazione dell'utente è delegata all'istituzione di appartenenza; il riconoscimento degli utenti da parte della biblioteca che li deve abilitare al servizio è facilitato e si semplificano le procedure di amministrazione degli utenti.

Pertanto, se la nostra organizzazione fa parte di IDEM e possediamo una “identità digitale” univoca, possiamo utilizzarla “anche” per accedere a NILDE UTENTI come di seguito descritto:

Se in fase di registrazione si è in possesso di un account IDEM allora viene presentato un Form di registrazione “pre-compilato” recuperando parte dei dati anagrafici da Shibboleth e non viene generata una password. Viene inviata la richiesta alla biblioteca per successiva approvazione.

Se invece si è già registrati in NILDE, ma si vogliono utilizzare le credenziali di IDEM, viene presentato un Form per l'inserimento delle credenziali relative all'account NILDE, viene verificata la correttezza dati, controllato lo stato di attivazione dell'account e, se è attivo, viene “associato” al suo account istituzionale. Da questo momento l'utente può effettuare il login a NILDE tramite IDEM.

Per approfondire l’argomento vi invitiamo a consultare le seguenti risorse bibliografiche:

La sezione Tutorial utenti su NILDE WORLD
Autenticazione federata per NILDE, un servizio di dd alla portata degli utenti delle Biblioteche (A. Tugnoli, S. Mangiaracina)
L’accesso all’informazione scientifica online ed il sistema IDEM per l’autenticazione federata in rete (M. Curti)

Oppure a consultare lo stesso il Blog di NILDE nella rubrica Tips&Tricks

Quante biblioteche utilizzano l'autenticazione tramite Idem-GARR? Quante la utilizzano anche per NILDE?

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NILDE Tips&Tricks (5) – Gestire i dati: il mio account

Quando una biblioteca aderisce a NILDE compila un modulo di registrazione inserendo i dati anagrafici della biblioteca stessa, quelli relativi ai cataloghi e alle modalità con cui la biblioteca effettua il servizio verso i propri utenti e verso le altre biblioteche. Alcuni di questi dati sono modificabili in qualsiasi momento, cliccando su “Benvenuto Biblioteca”; altri solo quando si rinnova la sottoscrizione.

Nella sezione “Il mio account” sono inseriti i dati anagrafici della biblioteca, l’username e la password. Si tratta di dati importanti, che permettono all’utente e alle biblioteche richiedenti di reperire le informazioni di contatto. Sono, infatti, alcuni dei dati che vanno a “riempire” la finestra che si apre quando, in fase di Borrowing, clicchiamo sul nome della biblioteca alla quale pensiamo di richiedere un articolo. E’ necessario, quindi, che questi dati siano sempre aggiornati.

Nel compilare il campo del nome della biblioteca in NILDE suggeriamo di:
1)    richiamare, laddove possibile, la copertura disciplinare, soprattutto per le biblioteche che attuano una politica di fornitura restrittiva per cui non forniscono articoli elettronici a biblioteche di settori disciplinari diversi;
2)    indicare l’ente di appartenenza;
3)    usare lo stesso nome sia in NILDE che nei principali cataloghi nazionali cui si aderisce.


Nomi come “Biblioteca Mario Rossi” (che settore? medico? economico?) o Biblioteca Medica (di che ente?) danno informazioni incomplete alla biblioteca richiedente, costringendo gli operatori a fare ulteriori controlli.

Insomma, cerchiamo di facilitarci la vita!

NILDE Tips&Tricks (4)

GLI UTENTI IN NILDE

 Quali dati può modificare un utente? 

• Modifica profilo. L’utente è autonomo nella creazione del suo profilo NILDE, se dimentica la password, la richiede direttamente dalla pagina iniziale (link: Non ricordo i miei dati di accesso!).
  Se l’utente utilizza l’accesso Istituzionale IDEM-GARR la password è gestita dalla sua amministrazione e il bibliotecario può solo informare l’utente dell’ufficio al quale deve rivolgersi.
  Una volta registrato, indifferentemente attraverso la procedura NILDE o Istituzionale IDEM-GARR, l’utente può in ogni momento modificare i suoi dati personali: dopo l’autenticazione, in alto a sinistra appare un messaggio di benvenuto seguito dal nome e cognome dell’utente. Accanto a Benvenuto c’è una freccia rivolta verso la B: cliccandoci sopra (la freccia), appare Il mio account e alla destra di questa scritta un piccolo pulsante di modifica. Questo attiva la possibilità di aggiornare tutti i campi del proprio profilo.
• Modifica richieste. L’utente può compilare, modificare e salvare le proprie richieste nell’area MyNILDE. Le modifiche possono essere effettuate fino al momento in cui la richiesta viene inviata al bibliotecario. Durante la lavorazione da parte della biblioteca è impossibile per l’utente intervenire direttamente sui campi dei dati: per eventuali correzioni ed integrazioni dovrà contattare il bibliotecario. Una volta che la richiesta è stata evasa l’utente può nuovamente apportare modifiche.

Quali dati può modificare il bibliotecario?

• Modifica profilo. Il bibliotecario crea preventivamente la lista degli Istituti/Dipartimenti da cui l’utente può scegliere quello di sua afferenza. Anche il bibliotecario può assegnarli ai propri utenti: capita, infatti, che essi lascino in bianco questo spazio, importante tuttavia per noi al fine di creare dei report il più precisi possibile sull’afferenza dei nostri fruitori.
  Il bibliotecario può, inoltre, abilitare/disabilitare/eliminare l’account di un utente.
• Modifica richieste. Una volta arrivata la richiesta di un articolo da parte dell’utente, il bibliotecario verifica l’esattezza dei dati e, nel caso di errori, interviene direttamente sui campi correggendoli.

Cosa dovrebbe fare il bibliotecario?
Aiutare i propri utenti a iscriversi (o a correggere il loro profilo) e soprattutto invitarli a registrarsi a questo meraviglioso servizio!

NILDE Tips&Tricks (3)

PERCHE' ATTIVARE LA GESTIONE DEGLI UTENTI IN NILDE?

La scorsa settimana abbiamo chiarito la differenza tra i due tipi di accesso per gli utenti, istituzionale IDEM-GARR e NILDE. Cerchiamo ora di capire quali sono i vantaggi della gestione degli utenti in NILDE.

Cominciamo con i vantaggi per gli utenti

• Richieste online: come qualsiasi servizio web, l'utente può inviare la sua richiesta da qualunque postazione collegata ad internet, semplicemente autenticandosi in NILDE. 
• Richieste compilate automaticamente: è possibile far colloquiare alcune delle banche dati più diffuse (PubMed, Scopus, ecc.) con NILDE, in modo che i dati bibliografici vengano inviati automaticamente. L’utente fa la sua ricerca nella banca dati, trova un articolo interessante e con un semplice click trasferisce i dati bibliografici nella richiesta di document delivery.
• Controllo stato richieste: l'utente può verificare online lo stato di avanzamento delle sue richieste, oltre ad essere avvertito via email.
• Storico richieste e Reference Manager: NILDE conserva l'archivio delle richieste dell'utente, sia quelle effettivamente sottomesse alla biblioteca, sia quelle solo salvate magari per inviarle in un secondo momento. L'utente può applicare alle sue richieste delle etichette, cioè dei soggetti da lui appositamente creati, che lo aiutano a organizzare e a gestire la propria bibliografia.

Vantaggi per i bibliotecari

• Anagrafica utenti: l'utente che si registra deve inserire i suoi dati anagrafici. Alcuni sono obbligatori e molto importanti per il bibliotecario: dai semplici dati di contatto (es: telefono, mail) alle informazioni utili per l'analisi della propria utenza (es: qualifica, dipartimento). Inoltre, se gli account degli utenti sono di tipo IDEM-GARR, l'anagrafica sarà sicuramente aggiornata perché in linea con i dati degli enti di appartenenza: dal momento in cui l’utente cessa il rapporto con l’ente, la sua e-mail istituzionale non potrà più essere usata per l’autenticazione in NILDE Utenti.
• Richieste precompilate: è evidente la comodità di ricevere le richieste di documenti già precompilate, che l'operatore deve solo "girare" alla biblioteca fornitrice. Se poi i dati bibliografici di tali richieste provengono direttamente da una banca dati che colloquia con NILDE, il bibliotecario è in grado di accorgersene e di conoscere la banca dati di origine, e potrà così risparmiarsi il controllo sulla corrispondenza dei dati stessi. Questa informazione si troverà infatti nel campo SID, che riporterà l’identificativo o il nome della banca dati o del link resolver dal quale è stata iniziata la richiesta NILDE.
• Storico delle richieste: NILDE ci consente di fare delle ricerche nel suo archivio che comprende tutte le richieste inviate dagli utenti. Unico limite: per motivi di privacy, l'archivio riguarda solo gli ultimi 2 anni.
• Estrazione di dati statistici: è possibile ricavare tabulati relativi alle richieste ricevute dagli utenti. In questo caso, trattandosi di dati statistici e di sintesi, non c’è il limite di 2 anni.

Approfondimenti sull’integrazione tra NILDE e le banche dati:

Blog: http://mynilde.blogspot.it/2014/03/integrazione-di-nilde-e-banche-dati.html

Manuale: https://sites.google.com/site/nildeworld/strumenti-e-risorse/manuale#TOC-Integrazione-delle-banchedati-con-NILDE 

TUTORIALS per gli utenti: https://sites.google.com/site/nildeworld/strumenti-e-risorse/tutorials-utenti

NILDE Tips&Tricks (2)

ACCESSO NILDE o ISTITUZIONALE (IDEM-GARR)?

Uno dei primi sormontabili ostacoli che un potenziale fruitore del servizio NILDE deve superare è legato al doppio accesso nella pagina iniziale (http://nilde.bo.cnr.it): NILDE o ISTITUZIONALE (IDEM-GARR)?
Partiamo dalla seconda modalità di accesso, ISTITUZIONALE (IDEM-GARR).

IDEM e GARR, questi sconosciuti
GARR è la rete telematica italiana dell'Istruzione e della Ricerca ed il suo principale obiettivo è quello di fornire connettività ad altissime prestazioni e servizi avanzati alla comunità di ricerca e accademica italiana rendendo possibile la cooperazione internazionale nel campo delle e-Infrastructure. La rete GARR è parte integrante dell'Internet mondiale. Tutte le università e gli enti di ricerca italiani utilizzano la rete GARR.

Troviamo la definizione di IDEM sul sito http://www.idem.garr.it:

"IDEM (IDEntity Management per l'accesso federato) offre ai ricercatori degli istituti di ricerca, ai docenti e agli studenti delle università e delle scuole l'opportunità di poter usare una sola identità e una sola password per accedere a diversi servizi in rete.
L'identità unica viene fornita dalla propria università, dalla propria scuola, in generale dalla propria organizzazione di appartenenza (Identity Provider).
I fornitori dei risorse (Service provider) in rete non avranno più bisogno di gestire onerose procedure di accreditamento e di amministrazione degli utenti. Le organizzazioni di appartenenza degli utenti diventano i gestori delle identità (Identity provider) che possono essere scambiate, fornendo le adeguate garanzie e sempre nel rispetto della privacy degli utenti."

Per essere ancora più chiari, se l'utente appartiene ad un ente che fa parte della federazione IDEM, egli potrà accedere a NILDE utilizzando le credenziali istituzionali in suo possesso. Facile, no?

Come sapere se il proprio ente aderisce a IDEM? È semplice, basta cliccare su Partecipanti e cercare nella lista delle organizzazioni che ne sono Membri (questa lista è in continua crescita).

Se l'utente appartiene ad uno degli enti elencati, selezionerà ISTITUZIONALE (IDEM-GARR), altrimenti dovrà optare per l'altro accesso, NILDE, e crearsi un proprio profilo usernane e password.

Vantaggi e svantaggi
Il vantaggio di IDEM-GARR è accedere a tutte le risorse istituzionali con delle credenziali uniche, una sorta di chiave universale: per chi opera in ambito universitario o enti di ricerca, questo significa anche, ad esempio, accedere da casa alle banche dati (partner di IDEM-GARR).

Gli utenti delle altre istituzioni avranno semplicemente più username e password da ricordare, ma a livello di servizio, per l'utenza, non ci sono differenze sostanziali.

Il primo accesso
L'accesso tramite l'opzione "NILDE" prevede, come si è detto, una semplice registrazione e la creazione manuale di una username e password che saranno valide solo per NILDE. Una volta confermato che si tratta della prima registrazione, si può proseguire con l'utilizzo del software.

L'accesso tramite l'opzione "ISTITUZIONALE IDEM-GARR" prevede la selezione del proprio ente di appartenenza, l'autenticazione mediante le proprie credenziali istituzionali, la scelta della biblioteca alla quale si desidera afferire (tra tutte quelle del proprio ente), e successivamente il completamento del processo di registrazione.

Gli errori più comuni
Ogni processo può indurre a errori, ecco i più comuni:

• utente IDEM-GARR che non riesce più ad accedere a NILDE: solitamente accade quando egli cerca di accedere con le proprie credenziali istituzionali senza aver cliccato sul pulsante ISTITUZIONALE IDEM-GARR
• utente IDEM-GARR che non ricorda la sua password: a volte è sufficiente ricordargli che è la stessa che utilizza per altri servizi nel suo ente, come il cedolino ecc.
• utente NILDE che non ricorda password: in questo caso, e solo nel caso di utente NILDE, si invita l'utente a cliccare sul link "non ricordo i miei dati di accesso" e seguire la procedura che darà luogo al reinvio di una nuova password. Questo non vale per gli utenti IDEM-GARR, in quanto il fornitore d'identità degli utenti è l'ente stesso e quindi NILDE non può generare nuove password.
• utenti IDEM-GARR che creano anche un'identità in NILDE e viceversa: esiste la possibilità di fondere profili duplicati, su questo tema invitiamo a consultare il manuale NILDE per gli utenti e a leggere il post dedicato che pubblicheremo nelle prossime settimane.

NILDE Tips&Tricks (1)

Inauguriamo oggi una nuova rubrica che si propone di dare suggerimenti per utilizzare al meglio il software NILDE. Cominciamo con...

COME OTTENERE I DATI STATISTICI NILDE DI ENTE?

Spesso a fine anno gli enti richiedono alle biblioteche i dati sulla
performance dei proprio servizi, tra i quali il DD.
NILDE consente di reperire dati "quantitativi" relativi a tutte le biblioteche dell'ente relativamente all'anno trascorso, come:
- il Numero richieste NILDE evase
- il Numero utenti attivi
- il Tempo medio di giacenza (giorni)
ma anche dati "qualitativi", come gli ISSN e ISBN delle risorse scambiate, sia richieste che fornite dall'ente.

Qualsiasi biblioteca dell'ente può visualizzare questi dati dal proprio account.
Si trovano sotto il menu:

Statistiche --> Export Dati --> Report di Ente

Dopo aver scelto l'anno che interessa dall'apposita tendina, si troveranno i seguenti report, in formato .csv, importabile in excel:
Biblioteche dell'ente
Scambi Globali dell'ente
Numero di richieste/forniture interne all'ente
Numero di richieste/forniture per biblioteche dell'ente
Tempi medi di giacenza (lending) in giorni, per le biblioteche dell'ente
Riviste/Monografie richieste dalle biblioteche dell'ente
Riviste/Monografie richieste (articoli distinti) dalle biblioteche dell'ente
Riviste/Monografie fornite dalle biblioteche dell'ente
Numero di utenti attivi (almeno 1 richiesta nell'anno) nelle biblioteche
dell'ente
Numero di utenti abilitati/disabilitati/in attesa nelle biblioteche
dell'ente